e-Matrícula

Esta fue la segunda oportunidad que tuve de revisar matrículas por internet en un proceso que por primera vez fue completamente en línea. Y no solamente vi la interface administrativa sino que además, le ayudé con la matrícula a tres estudiantes de niveles y carreras diferentes y creo que eso me ayudó a darme una muy buena idea de todo el sistema y proceso en general. Mis conclusiones quedaron un poco divididas porque por un lado me parece muy positivo que la UCR esté haciendo este tipo de trámites en línea que apuntan directo al desarrollo y progreso de todos nosotros como estudiantes y docentes, pero a la vez el sistema tiene algunas carencias y problemas que más bien lo que hacen es ayudar a seguir desconfiando en el internet como herramienta eficaz para facilitar las tareas básicas del día a día. Aunque también hay que decir que ahora la situación es mucho más eficiente que antes cuando yo estudiaba y sólo por eso ya vale la pena escribir al respecto.

Resulta que hay que empezar por decir que el sistema de matrícula se parece más a un sistema de e-commerce que a un sistema de matrícula… sólo les hizo falta ponerle carrito de compras al historial de cursos y ya pasaba por un sistema tradicional de ventas por internet… Creo que sería importante empezar a usar nuevos paradigmas en este tipo de aplicaciones, más cuando la tecnología ha avanzado tanto y las tendencias apuntan a otras direcciones.

Otra cosa es que la idea de automatizar el proceso es excepcional pero siempre continuamos con la dependencia de la revisión manual ya que profesores igual tienen que meterse a autorizar las matrículas usando casi todos los mismos esquemas de siempre. Nada costaría quitar este proceso y usar un mini-sistema experto para autorizar la matrícula de todos los estudiantes, de todos modos las reglas de autorización son muy básicas y en casos excepcionales, tal vez 1 de cada 10, donde no apliquen las reglas, entonces ahí sí sería bueno que quede el asunto para una revisión manual. Insisto, casos excepcionales y no es que me quiera quitar el churuco como profesor, es solamente que queremos sistemas verdaderamente automatizados y no cosas a medias.

Y es que de hecho, ese proceso de revisión manual le mete mucho ruido y problemas al sistema porque muchos estudiantes olvidan que luego de la autorización del profesor, viene otro trámite extra de "finalización de matrícula"… Donde el estudiante se mete y básicamente revisa lo que el profesor le admitió y somete la matrícula finalmente en el sistema… Creo que la matrícula debería quedar en firme en cuanto el profesor la aprueba y de todos modos dar la oportunidad de modificarla si fuera necesario y si todavía se está a tiempo. Todavía no veo el por qué de la necesidad de meterse como estudiante para "finalizar" el proceso con un botón… creo que por omisión esto debería ser así siempre. Muchos de los problemas de esta matrícula y muchas de las quejas de los estudiantes en particular se hubieran evitado si el proceso finalizara la matrícula por omisión. Yo entiendo que la UCR quiso imitar el modelo de matrícula que veníamos usando antes donde luego de la revisión del profesor, la gente tenía que ir a dejar la hoja de matrícula a la secretaría para sellar y "finalizar el proceso", pero suave… insisto… las tendencias ahora son otras y hay que ser creativos y no limitarse por la cultura organizacional burocrática que pulula en el contexto universitario. Además, los estudiantes nuevos que son muchos, no conocían el sistema viejo y por eso no los vamos a culpar de haber pifiado en eso esta vez.

También me parece interesante el caso de la gente que para sostenerse en la universidad tiene que trabajar y tienen trabajos muy matados y no los dejan salir ni al baño. Y no sólo eso, también se ha hablado mucho de la brecha digital y la UCR se portón muy agresiva al obligar a los estudiantes a contar con acceso a las computadoras y al internet. Peor aún es en el proceso de matrícula donde hay una fecha y hora específica que el estudiante se tiene que meter a hacer el trámite y que si se atrasa dos minutos se puede literalmente quedar sin campo. Supongo que de todos modos la UCR debe prestar equipo en sus instalaciones para estas personas con estas situaciones especiales pero igual eso implica movilizarse a la U y ya entonces el proceso queda igual que como era antes, nada más que en vez de hojas, ahora usamos bits… Sería bueno un análisis serio para saber realmente cuanto es el acceso real de los estudiantes a este tipo de tecnologías involucradas en la matrícula… Si alguien lo tiene, me lo podría pasar por correo electrónico.

Hay otros asuntos técnicos que también es necesario arreglar como por ejemplo el rendimiento de los servidores. En varias oportunidades me traté de conectar al sistema y me encontré que la página estaba caida o demasiado lenta y estos colapsos son de esperarse en sistemas de esta envergadura… Lo que yo me imaginaba en ese momento era la cara de los estudiantes estresados que estaban ojalá en último semestre tratando de matricular el último curso de su carrera y con el tiempo de internet super reducido por lo mismo de la brecha digital… Que feo para ellos.

Además, no voy a dar detalles sobre esto, pero el sistema tiene una serie de asuntos de privacidad y seguridad que deben arreglar. Yo sé por qué lo digo y el sistema no es del todo seguro y la información a pesar de no ser tan crítica, es información personal al fin de cuentas y por eso hay que llevar estrictos controles, principalmente en asuntos de accesos no autorizados.

Pero aparte de eso, la experiencia fue buena, y creo que lo más importante, el proceso concluyó exitósamente en la mayoría de los casos y ahora justamente queda la temporada de los arreglos post-mortem. Hay que ver el sistema de matrícula como un sistema beta que va a ir cambiando y evolucionando y que apunta a convertirse en una excelente herramienta al servicio de los estudiantes, pero que por ahora, desgraciadamente le falta.